EL NO MIEDO EN LAS ORGANIZACIONES Y EN LA VIDA

En una charla que asistí como invitado sobre el “no miedo” en las organizaciones dictado por Pilar Jericó, conferencista española especialista en organización de empresas de gran prestigio internacional, tuve la oportunidad de aprender y entender cuáles son los tipos de miedos a que el ser humano debe afrontar durante su vida. Quiero compartir con vosotros este innovador enfoque de la gestión humana que pueden crear espacios para que las personas pongan en juego todo su potencial.

Los puntos más importantes tratados fueron los siguientes:

·         La competencia obliga a las empresas a apostar por la innovación y el talento.

·         El miedo es igual a freno a la felicidad. Es por ello, que es importante que cuando nos relacionamos con las demás personas dar la mano, porque esto conlleva a un aumento de las hormonas de la felicidad.

·         Existen dos tipos de miedos: miedo sano (prudente) y el miedo tóxico (este tipo de miedo es un exceso de prudencia, y es el que debemos controlar ya que criollamente hablando “mata” al talento y a la innovación.

·         Uno de los tópicos que mayor me llamó la atención, es que el miedo se contagia, así como cuando tenemos un virus y se la pegamos a los demás miembros de la familia, asimismo, en una empresa si yo tengo miedo de dar la talla sobre un proyecto o actividad asignada, puedo contagiar al resto del personal, ya que el miedo no hace falta saber que lo tienes sino que se siente y puede llevar al fracaso.

·         Los mayores miedos son inventados por nosotros mismos, por esa razón, la salvación está en nosotros. Lamentablemente  la cultura latina es paternalista, pero debemos cambiar ese paradigma para hacer el “no miedo”, creando emociones para que el miedo no nos paralice.

Pero, cuáles pueden ser esas claves para tener y sentir “no miedo”, a continuación las menciono y desarrollo algunas de mayor relevancia:

1.      Soñar y escoger.

2.      Pasión: enamorarse de nuestro trabajo. Esta es una de las claves más importantes ya que si me gusta lo que hago incremento mi felicidad y aumento la productividad.

3.      Aprender y crear nuevos hábitos: la única forma de hablar en público es hablando, la única forma de buscar un cliente que le tenemos miedo o cuesta conseguirlo, es llamándolo.

4.      Transformar la emoción en positivo: aterrizar las emociones, evitar palabras ambiguas como por ejemplo: “si lo haces abstente a las consecuencias”

5.      Ser un referente (en equipo).

6.      Poder  personal: confianza en ti mismo, asumir la decisión, asumir que tienes libertad. Poner en práctica las 3P = permitir, provocar y promover.

7.      Compromiso

En definitiva debemos evitar de tener miedo en las organizaciones ya que es la gran barrera  de desarrollo de los profesionales y es el modelo clásico de gestión de las compañías.

El impacto del miedo en las organizaciones me deja una reflexión para finalizar de los trabajos de investigación realizados por G. Hendricks y K. Ludeman:

“Lo que nos da más miedo es nuestro propio poder”

U.T.

LAS 7 TECNICAS DE ALMACENAMIENTO Y ACTIVIDADES 4S

Es interesante como muchos concesionarios de automóviles utilizan como herramienta para el manejo físico de sus almacenes de autopartes o repuestos un sistema de control de calidad sugerida por la Marca, llamada siete técnicas de almacenamiento y  Actividades 4S por sus siglas de procedencia asiática.

El objetivo de estos controles de manejo físico es:

·         Crear un área de trabajo para autopartes que sea:

o   Segura,

o   Asegure alta calidad,

o   Mantenga una operación y espacio eficiente

El proceso de las actividades 4S consta de los siguientes pasos:

1.    SEIRI: Sifting /organización Decidir que se necesita y que no, y eliminar todos aquellos artículos que no son necesarios.

2.    SEITON: Sorting / arreglos Proveer un almacenaje ordenado en el lugar correcto y todos los artículos necesarios para que puedan ser fácilmente encontrados y usados cuando se les necesite.

3.    SEISO: Cleaning/ limpieza Mantener el lugar de trabajo limpio en todo momento para así hacer el trabajo más fácil, seguro, saludable y más satisfactorio.

4.    SEIKETSU: Spick and span / Estandarización Siempre mantener el área de trabajo ordenado, limpio a través de las actividades 3S.

¿Qué son las 7 Técnicas de almacenaje?

Las técnicas tal como su palabra lo indica son siete, a saber:

1. Agrupar partes similares juntas

2. Almacenar las partes verticalmente

3. Almacenar partes con fácil alcance

4. Almacenar partes pesadas en la parte de abajo o a la altura de la cintura

5. Establecer una ubicación diferente para cada número de parte

6. Control de Irregularidades - por medio visual

7. Almacenar partes de acuerdo a su clase de movimiento

Los objetivos principales de estas técnicas son principalmente

·         Mejorar la organización y el control del almacenaje

·         Reducir el tiempo de almacenar y recoger las partes (picking & binning)

·         Mejorar la productividad del personal

·         Mejorar la eficiencia de los espacios

·         Incrementar la seguridad

·         Uso eficiente de los espacios

Sin embargo, aunque los resultados de aplicar ambas herramientas de control de manejo físico de los almacenes son beneficiosos y están enfocados en primer lugar a asegurar un ambiente de trabajo adecuado y en segundo lugar a mejorar la organización de los almacenes, las condiciones de los almacenes deben estar dadas para su aplicación e implementación. Específicamente los depósitos de materiales y/o repuestos de autopartes deben contar con:

·         Un personal calificado para el control del almacén

·         Un sistema administrativo integrado para el control del inventario adecuado a las necesidades del negocio.

·         Estanterías y gavetas de almacenamiento suficientes de acuerdo al volumen y peso de los materiales

·         Área de Almacén cómodo para almacenamiento, traslados de material, y control de material en espera y productos no conformes (material obsoleto).

El éxito en el uso de estas herramientas dependerá directamente del compromiso de cada empresa y se verá evidenciado cuando establezcan un sistema de manejo de materiales propio para la mejor gestión del almacén.

UT

PyMES bajo el margen de la Ley

Es responsabilidad de los propietarios de las empresas de cumplir con todos los procesos y procedimientos de Ley para abrir y hacer funcionar su negocio. En todos los países del mundo donde existan regulaciones de trabajo, industria y comercio las PyMES (pequeñas y medianas empresas) deben tener licencias adecuadas para operar legalmente. Para realizar los trámites es necesario asesorarse con un buen gestor, abogado o especialistas en permisologías según sea la rama del negocio. Actualmente una empresa para poder funcionar requiere la certificación de un Bombero porque debe asegurar las condiciones de seguridad y salud laboral de las instalaciones y de los trabajadores. Por ejemplo, empresas del sector salud, manejo de alimentos y otras deben tener las condiciones mínimas de sanidad y para ello tienen que obtener un permiso sanitario indispensable para la atención de sus clientes y/o pacientes. A veces las razones son diversas porque algunas empresas se saltan estos pasos, en ocasiones me he encontrado con negocios que por desconocimiento o desinformación no han completado con todos los trámites y creen que están al día, en otros casos organizaciones que están muy bien estructuradas no quieren invertir con estos protocolos porque han funcionando muchos años así y ningún ente gubernamental los han sancionado o descubierto. Carolina Leal en un artículo extraído del elempresario.mx expresa que “El desconocimiento de las obligaciones legales que debe cumplir toda mediana y pequeña empresa (pymes) es el principal problema de los emprendedores en México, ya que 70% de esas unidades presenta alguna afectación de ese tipo, lo que pone en jaque su permanencia en el mercado”. Hace algunos años estuve trabajando para una empresa, muy rentable, con manuales de procedimientos de calidad, atendiendo grandes clientes y me sorprendió descubrir que no tenían licencia para funcionar; cuando pregunté a mis superiores por qué no estaban cumpliendo con los permiso de Ley para operar, me respondieron que no me preocupara que nadie me iba molestar con esos detalles. Yo no estaba acostumbrado a estas situaciones ya que venía de empresas estrictas y correctamente legales, por lo que me sentí trabajando en una compañía clandestina. Después de ese evento no pasó mucho tiempo hasta que decidí retirarme. Sea cual sea la razón por la cual una PyME opere ilegalmente, tarde o temprano traerá consecuencias nefastas para el negocio, desde ser multados hasta cerrar temporal o permanentemente las operaciones. Los clientes, por ejemplo, pueden ser determinantes para que un negocio tenga éxito, en el caso de la empresa sin licencia donde trabajé me enteré a los pocos meses que los clientes les solicitaron los permisos, y al no ver respuesta efectiva, se vieron obligados a irse y cerraron relaciones comerciales con la empresa. Estos acontecimientos promueven la pérdida de la imagen del negocio, ya que los clientes se conocen entre sí y de boca a boca van informando quienes son empresas serias y quienes no son confiables. Los pasos para la obtención de algunas permisologías son largos y costosos, pero el esfuerzo e inversión realizada a la final valdrán la pena. Eviten ser sancionados!! Como dice un dicho: “Hacer lo correcto tiene su recompensa” UT

¿Qué necesita una PyME para triunfar en tiempo de crisis?

Existen dos elementos importantes para que una PyME (pequeña y mediana empresa) pueda estar a la altura ante una crisis económica:

1.    Un buen manejo del capital humano

2.    Estrategias adecuadas para el mejoramiento de la productividad del negocio.

Según investigaciones realizadas recientemente en Europa, las empresas deben tener mucha claridad que su personal no solo tiene que ser el más calificado sino estar formado para cumplir eficiente y efectivamente las funciones en su puesto de trabajo.

Es muy común ver actualmente en las empresas que en momentos de crisis como se está viviendo mundialmente, no realizan ningún tipo de inversión en la formación del personal, estrategia ésta que es utilizada deficientemente y que afecta negativamente las operaciones de la organización.

Sin embargo, las PyMES que tienen éxitos a pesar de las vicisitudes que se les presenten en el camino utilizan esta clave de gestión humana como un valor agregado para aprovechar las capacidades, conocimientos y experiencias del personal para hacer un Plan de Trabajo acertado para mejorar su productividad.

La planificación procedente de capital humano preparado, reflejará mayores beneficios en un corto tiempo, reduciendo costos e incremento de la productividad, soluciones corporativas con las que cuentan las Pymes como herramienta para triunfar en tiempo de crisis.

Saludos!                                                                                                                  

LOS PINOCHOS EMPRESARIALES

Las mentiras actualmente forman parte habitual en las personas en todo el mundo.  Normalmente estos principios son enseñados desde casa, como una forma de vivir o mejor dicho de sobrevivir en la sociedad. Como dice Eduardo Chaktoura  “….. por historia, los padres son, para sus hijos, los primeros "maestros de la mentira". Ellos nos enseñaron a fingir y atentar contra la verdad por temor a ser castigados…”

En las empresas los trabajadores usan las mentiras para esconder un error, encubrir una tarea mal realizada, tapar nuestras incapacidades o no se den cuenta que no damos la “talla” en nuestro puesto de trabajo. Estas muelas, cobas o mentiras organizacionales son utilizadas en cualquier nivel jerárquico del negocio. Claro está, tal como siempre he comentado en mis anteriores artículos, en la medida que sea mayor el cargo estos pinochos empresariales impactarán más negativamente en el rendimiento del negocio.

Es impresionante, que las mentiras  formen  parte del modo de vivir y de trabajar de los trabajadores, pero más sorprendente es cuando detectas una serie de pinochos en altos cargos directivos. Donde creen que el uso recurrente de las mentiras es una artimaña para salir de un gran aprieto.

Nos preguntamos entonces: Qué pasó con el incumplimiento del mandamiento de honestidad? Por qué le hacemos frecuentemente caso omiso? La respuesta a estas interrogantes puede tener varias vertientes:

1.    Los trabajadores mienten por el miedo que sienten al fracaso

2.    Mentimos cuando nuestro ego se ve amenazado

3.    Como mecanismo de defensa para sacarle provecho a una situación

En cualquier caso mentimos como un acto de supervivencia. Todos mentimos a lo largo del día. Es por ello, que no podemos emitir juicios de valor cuando una persona miente expresando que es un trabajador malo o poco confiable. Pero, todo tiene su límite.

Por supuesto, existen las llamadas mentiras “blancas”, muelas éstas que usamos para salir airosos de una situación y que no afectan a ninguna de las partes. No obstante, estas mentiras piadosas en el pasar del tiempo se convierten en narices muy largas, cuyo peso harán producir un gran problema en función de nuestra responsabilidad.

Cuando las mentiras se convierten en naturales, son altamente peligrosas, ya que son trabajadores que han aprendido a mentir desde pequeños con el objetivo de evitar un castigo, y en el trabajo lo hacen para no ser sancionados.

Lamentablemente para los mentirosos naturales empresariales las mentiras tiene “patas cortas” y las cosas “caen por su propio peso”, y los especialistas en esta materia tienen actualmente herramientas llamadas “detectores de mentiras” que dejan en muchos casos evidencias claras y precisas para descubrir a los mitómanos organizacionales, mediante sus acciones, expresiones corporales, estudios, técnicas, inspecciones y/o auditorías.

Pero, como dice el dicho “es mejor decir la verdad aunque duela”; el secreto para el éxito de los negocios es decir sólo cosas ciertas.

Termino este artículo con una reflexión del trabajo realizado por Gay Hendricks y Kate Ludeman:

“La honestidad saca a la luz lo mejor de cada uno. Dicho de otro modo, la integridad no es sólo una idea noble, es un instrumento para el éxito personal y empresarial.”

Saludos Cordiales,

Ulises Toro

HOSTIGAMIENTO LABORAL O MOBBING

La palabra mobbing (del verbo inglés to mob, con el significado antes aludido) proviene de la etología, ciencia que estudia el comportamiento de los animales, sobre todo del campo de la ornitología, donde la conducta defensiva de un grupo de pequeños pájaros consiste en el atosigamiento continuado a un enemigo más grande, con frecuencia un ave rapaz. Estos comportamientos en la naturaleza terminan frecuentemente, o bien con la huida, o con la muerte del animal acosado por varios otros.

En el plano empresarial hostigamiento laboral o acoso moral en el trabajo es sinónimo de  asediar, acosar, acorralar en grupo. Generalmente, el objetivo es producir miedo, terror, desprecio o desánimo, como muy bien dicho en criollo crear “psico-terror” en el trabajador o trabajadores para presionar realizar una determinada actividad o para que renuncien por la insatisfacción de su trabajo o para otros es un estilo de gerencia prehistórica que utilizan algunos jefes inmediatos para que el trabajo salga correctamente, técnica última de dar órdenes desfasada en estos tiempos. Muchos supervisores emplea este modo de  hostigamiento conscientes de las consecuencias, sin embargo, aunque cualquier tipo de violencia psicológica resulte injustificada, más grave aún es cuando un Patrono/Gerente/Coordinador/Jefe utiliza el mobbing como una forma de gestionar una Organización, Departamento, Área, y/o Actividad, y  creen que se la están comiendo gerenciando a través de actos negativos y hostiles. Este acoso moral en el trabajo se puede producir sistemáticamente, poco a poco a lo largo del tiempo, hasta durar años produciendo muchas veces enfermedades  en los trabajadores.

Cada día se denuncian más las actitudes que generan violencia psicológica en el trabajo, y en los últimos años se considera como un problema que se encuentra latente en Venezuela a nivel judicial.

En Venezuela, el acoso laboral es sancionado, en el artículo 164 de la LOTTT cita textualmente:

“Se prohíbe el acoso laboral en los centros de trabajo públicos o privados, entendiéndose como tal el hostigamiento o conducta abusiva ejercida en forma recurrente o continuada por el patrono o la patrona o sus representantes; o un trabajador o una trabajadora; o un grupo de trabajadores o trabajadoras, que atente contra la dignidad o la integridad biopsicosocial de un trabajador, una trabajadora o un grupo de trabajadores y trabajadoras, perturbando el ejercicio de sus labores y poniendo en peligro su trabajo o degradando las condiciones de ambiente laboral. Esta conducta será sancionada conforme las previsiones establecidas en la presente Ley, su Reglamento y demás que rigen la materia”.

Las consecuencias de los acosos laborales son muy desastrosas para el trabajador que lo sufre tanto a nivel psicológico como físico, produciendo en la mayoría de los casos el abandono de los puestos de trabajo. Afectando no solo su entorno familiar sino el clima laboral de la empresa, e implica un balance negativo en la productividad de la organización.

Normalmente en una organización sana, donde la comunicación es fluida, cordial y abierta no se permite este tipo de abusos. Este riesgo laboral es característico en empresas:

·         No tienen claros y definidos los perfiles de cargos,

·         No existe gratitud ni valoración por parte de la organización,

·         Sistemas de comunicación ineficientes,

·         Falta de Liderazgo,

·         Las decisiones son centralizadas mas no son participativas,

·         Trabajo bajo presión.

Para minimizar este riesgo los patronos/jefes/directores deben en primer lugar tener el compromiso de cambiar su actitud ante el trabajador y tomar acciones correctivas sobre este asunto no solo para evitar ser sancionados sino principalmente para mejorar el clima laboral que puede afectar negativamente en el rendimiento del negocio.

Saludos Cordiales,

Ulises Toro

Cómo hago para reducir los faltantes de inventario para que no impacten negativamente mi negocio?

Las preguntas no son sencillas, pero tampoco imposible de responder. Ante todo debemos considerar que rama del negocio presentamos:

·         Repuestos

·         Alimentos

·         Textil

·         Salud

Aunque cada uno tiene diferentes controles de inventarios, en esencia se deben tener el mismo principio de control interno.

Básicamente les recomendamos los siguientes  10 Tips :

1.    Se tiene que contratar los servicios fijos o tercerizados de un encargado del control del inventario.

2.    Utilizar un método de inventario de acuerdo a la rama del negocio, es decir, F.I.F.O. o P.E.P.S. (primero en entrar primero en salir): esta condición del inventario es la que más comúnmente se utiliza en el negocio de los alimentos, ya que son productos que tienen un período de vencimiento corto y mediano plazo, y requieren un sistema de control para disminuir la merma.

3.    Crear un sistema codificación práctico y sencillo bien sea numérico o alfanumérico para diferenciar cada ítem o producto. Normalmente los Proveedores de estos productos tienen establecidos un código, en caso contrario  un método de identificación interno ayudará a llevar un control exhaustivo del inventario.

4.    Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Adquirir implementos de de resguardo de mercancías adaptados a las necesidades de la Empresa (estanterías metálicas, racks, colmenas, paletas, etc.). Asimismo, aplicar un buen sistema de disposición de productos, y creación de ubicaciones que faciliten la búsqueda de las mercancías.

5.    Implementar procesos, procedimientos, normas y  formatos para el control riguroso de las entradas y salidas de los materiales; con el objetivo de establecer responsabilidades, pasos a seguir y registros de los materiales.

6.    Tener un sistema integrado para control administrativo del inventario.

7.    Planificar auditorías internas (cíclicas, semestrales y anuales) y auditorías externas anuales.

8.    Llevar indicadores de gestión para medir los procesos de las auditorías, primordialmente los de eficiencia de inventario y valorización de diferencias con el fin de llevar porcentajes de sobrantes y faltantes del inventario.

9.    Llevar controles de merma o productos no conforme (PNC) y/o baja rotación para que a final de cada año puedan ser desincorporados o vendidos con descuento especial del inventario bajo las normas internas y/o autorizaciones de los entes de impuestos gubernamentales de cada país para que no sean sancionados.

10. Toda organización debe establecer dentro de sus normas y procedimientos un parámetro de obsolescencia o merma aceptable según su ramo, que no impacte negativamente sus estados financieros.

Tradicionalmente las empresas que presentan grandes fugas o robos de material en sus almacenes, es por la ausencia de controles en sus procesos internos, afectando destructivamente la operatividad de su negocio.  Muchas veces si no se realizan los correctivos necesarios a tiempo se produce un resquebrajamiento financiero del negocio con consecuencias que lamentar.

Es por ello, que las Empresas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Recuerden que un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o pérdidas.

Saludos Cordiales,

Ulises Toro