COMO LLEVAR UN MEJOR CONTROL DEL INVENTARIO

 

Cuando hablamos de inventarios lo relacionamos inmediatamente a control de existencias de productos y mercancías, donde muchas empresas  aplican metodologías diversas para su análisis, control y registros. Un control eficiente del inventario está directamente relacionado a que existe un mínimo de pérdidas de mercancía, mientras mayor sea la cantidad de productos a controlar mayor es el riesgo de fugas de material y la empresa deberá tener un sistema automatizado y una metodología adecuada que cubra estas necesidades.

Controlar un inventario no es cosa fácil, por ejemplo, una pequeña y/o mediana empresa que está iniciando en el mercado debe evaluar como mínimo los procedimientos de entradas y salidas de los productos; y utilizar técnicas de control de inventario que se adapten a los requerimientos del ramo de la empresa y de los clientes. En los libros de logística e inventario establecen que en la gestión de inventarios deben ser consideradas las siguientes actividades:

·                     Toma física de inventarios

·                     Auditoria de existencias

·                     Procedimientos de Inventarios 

·                     Conteos cíclicos

·                     Análisis de Inventarios

Estos procedimientos o actividades como quieran llamarlos, son básicos ya que existen una gama más grande, pero si están comenzando o quieren mejorar los indicadores de exactitud de inventarios deben ser considerarlos en su gestión logística. El área de inventarios que es complemento de almacén de ser tratada en primer lugar separada de las otras áreas de la cadena de suministros o red logística. En algunas asesorías he podido observar como las empresas para reducir costos tienen una sola persona o encargado de manejar el inventario y el almacén al mismo tiempo, y los resultados en más del 90% de los casos consultados afectan negativamente las operaciones con grandes fugas de inventarios.

Una vez que tenemos una persona o departamento dedicado solamente al control y análisis de los inventarios (la cantidad de personal dependerá del volumen y tamaño de ítems a controlar), entonces este especialista debe tener funciones básicas y ahora si la desarrollamos en profundidad:

Toma física de inventarios: se deben realizar periódicamente tomas de inventarios de los productos, el período será determinado por el volumen o tamaño del almacén. Existen muchas técnicas para levantar inventarios; tales como, manuales, lectores de frecuencia, etc.. En  cualquier de los casos debe existir un formato de control de registros que debe ser validado por el Encargado del Almacén y/o Encargado del Inventario.

Auditoria de existencias: Las auditorías no son otra cosa que inventarios que debe realizar la empresa bien sea con auditores internos o contratados externamente, para que realicen tomas físicas de inventarios mensual, semestral y/o anualmente según los requerimientos de la organización con el objetivo de certificar que se están cumpliendo los procedimientos internos de la empresa.

Levantar los procedimientos de Inventarios: para conocer las pautas, instrucciones, normas, formatos, pasos a seguir, calcular indicadores de gestión y tomar acciones preventivas y correctivas, es indispensable que la empresa tenga levantados los procesos, sub-procesos y procedimientos para llevar a cabo una buena gestión del inventario.

Conteos cíclicos: Este procedimiento es una técnica de la toma física de inventario especialmente para aquellas empresas que tienen en sus almacenes un gran volumen de inventario, y no pueden realizar  el 100% del inventario en un día o en un período corto, también es característicos en empresas que tengan gran cantidad de trabajo y no se pueden dar el lujo de dedicarse hacer inventarios todo el tiempo, por lo tanto se seleccionan  áreas del almacén diferentes cada día para contar, hasta completar el conteo total del inventario. Es decir, si existen 10 estantes en un almacén, el primer día se cuenta el estante nro.1, el segundo día el estante nro. 2, y así sucesivamente hasta completar el ciclo. Lo importante de estos inventarios es que se hagan diarios para no perder el hábito y durante las primeras horas de la mañana.

Análisis de Inventarios: Esta actividad aunque se encuentra de última no es menos importante, ya que para hacer un análisis de inventario se requiere alimentarse de los procedimientos anteriores. Cuando hablamos de análisis involucra: definición de códigos, inventario teórico, transcripción de existencias, diferencias entre lo físico y lo teórico, diferencias de costos, observaciones, entre otras. Si la empresa posee un sistema integrado moderno como el SAP para administrar el inventario, el análisis del inventario resultará fácil, y más aún si los productos poseen códigos de barras etiquetados, en caso contrario debemos tener mínimo una tabla en Excel donde podamos migrar fácilmente el inventario teórico y se pueda vaciar toda la información contada en el almacén para realizar un análisis entre lo contado y lo que debe existir. Esta información debe ser revisada minuciosamente, y analizada antes que sea reportada a nuestros supervisores inmediatos. Se aconseja llevar un indicador diario, semanal y mensual para medir la exactitud del inventario con el objetivo de medir la efectividad de nuestro inventario.

Esperando que esta información les ayude a canalizar una mejor gestión de inventario,

Quedo a sus órdenes,

Ulises Toro

E-mail:  Ulisesjtoro21@gmail.com

@ulisesjtoro

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