Las preguntas no son sencillas, pero tampoco imposible de responder. Ante todo debemos considerar que rama del negocio presentamos:
· Repuestos
· Alimentos
· Textil
· Salud
Aunque cada uno tiene diferentes controles de inventarios, en esencia se deben tener el mismo principio de control interno.
Básicamente les recomendamos los siguientes 10 Tips :
1. Se tiene que contratar los servicios fijos o tercerizados de un encargado del control del inventario.
2. Utilizar un método de inventario de acuerdo a la rama del negocio, es decir, F.I.F.O. o P.E.P.S. (primero en entrar primero en salir): esta condición del inventario es la que más comúnmente se utiliza en el negocio de los alimentos, ya que son productos que tienen un período de vencimiento corto y mediano plazo, y requieren un sistema de control para disminuir la merma.
3. Crear un sistema codificación práctico y sencillo bien sea numérico o alfanumérico para diferenciar cada ítem o producto. Normalmente los Proveedores de estos productos tienen establecidos un código, en caso contrario un método de identificación interno ayudará a llevar un control exhaustivo del inventario.
4. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Adquirir implementos de de resguardo de mercancías adaptados a las necesidades de la Empresa (estanterías metálicas, racks, colmenas, paletas, etc.). Asimismo, aplicar un buen sistema de disposición de productos, y creación de ubicaciones que faciliten la búsqueda de las mercancías.
5. Implementar procesos, procedimientos, normas y formatos para el control riguroso de las entradas y salidas de los materiales; con el objetivo de establecer responsabilidades, pasos a seguir y registros de los materiales.
6. Tener un sistema integrado para control administrativo del inventario.
7. Planificar auditorías internas (cíclicas, semestrales y anuales) y auditorías externas anuales.
8. Llevar indicadores de gestión para medir los procesos de las auditorías, primordialmente los de eficiencia de inventario y valorización de diferencias con el fin de llevar porcentajes de sobrantes y faltantes del inventario.
9. Llevar controles de merma o productos no conforme (PNC) y/o baja rotación para que a final de cada año puedan ser desincorporados o vendidos con descuento especial del inventario bajo las normas internas y/o autorizaciones de los entes de impuestos gubernamentales de cada país para que no sean sancionados.
10. Toda organización debe establecer dentro de sus normas y procedimientos un parámetro de obsolescencia o merma aceptable según su ramo, que no impacte negativamente sus estados financieros.
Tradicionalmente las empresas que presentan grandes fugas o robos de material en sus almacenes, es por la ausencia de controles en sus procesos internos, afectando destructivamente la operatividad de su negocio. Muchas veces si no se realizan los correctivos necesarios a tiempo se produce un resquebrajamiento financiero del negocio con consecuencias que lamentar.
Es por ello, que las Empresas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Recuerden que un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o pérdidas.
Saludos Cordiales,
Ulises Toro
